Задача клиента
Наш постоянный заказчик решил ежемесячно перечислять средства одной из региональных волонтерских организаций, которая занимается спасением бездомных животных. При этом было высказано пожелание именно персональной помощи (оплата задолженностей по конкретным животным в ветклиниках, непосредственная закупка лекарств и кормов в зоомагазинах и прочее).
От команды Делегатор24 требовалась грамотная организация переговоров с куратором волонтеров, сопровождение всей логистики, участие и отслеживание финансовых операций.
Алгоритм выполнения
Для оперативного выполнения поручения заказчика первым делом был создан чат, где клиент, исполнитель и представитель волонтеров могли бы непосредственно вести переговоры и обсуждать возникающие ситуации. Далее, в течение нескольких часов было сделано следующее:
- собрана информация о предполагаемых нуждах волонтеров;
- сделан обзвон ветеринарных клиник по поводу текущей задолженности;
- произведены перечисления средств по каждому животному;
- заказаны корма в интернет-магазинах.
Отдельно заметим, что исполнителем выступила наша коллега — опытный финансист, специалист в вопросах бухгалтерского учета и юридического сопровождения. Поэтому все результаты вместе с аналитикой были предоставлены клиенту в детально проработанной сводной таблице, где были учтены и нужды волонтеров, и региональные цены, и стоимость передержки животных.
Скажем сразу, что эта конкретная задача переросла в длительный проект и на данный момент работа протекает так:
- в конце месяца волонтеры высылают данные о потребностях животных;
- исполнитель, уже зная расценки, производит расчет затрат;
- сумма согласуется с клиентом;
- исполнитель распределяет выделенное финансирование по статьям расходов;
- получатели средств обязательно выставляют счета на оплату;
- денежные средства перечисляются для погашения конкретных задолженностей (или наша коллега закупает необходимое);
- клиент получает отчет с приложенными квитанциями и чеками.
Резюме
Если вы или ваша компания решили участвовать в социальных проектах, в первую очередь стоит продумать стратегию оказания помощи. Дело это посильное, но требующее тщательного изучения потребностей нуждающихся и, конечно, контроля с вашей стороны.
Выполнением задачи можно заняться самому (но есть ли у вас время?), можно поручить вашему личному помощнику или сотруднику бухгалтерии в качестве «дополнительной нагрузки» (но смогут ли они правильно провести переговоры, произвести расчеты и проанализировать затраты?).
А можно заключить договор с сервисом Делегатор24 и передать на аутсорс не только эту задачу, но и многие другие не менее важные для вашего бизнеса поручения.
