Итак, как же правильно делегировать выполнение задания?
- обдумайте и сформулируйте задачу;
- обозначьте сроки выполнения: промежуточные и итоговые - например, сдача промежуточного отчета через 2-3 часа после получения задания;
- укажите в каком формате вам удобно получить отчет - это может быть презентация в pdf, Google-таблица или обычный файл в Word.
Эффективные отчеты — не дополнительная нагрузка на руководителя, а необходимая помощь специалиста. Отчет позволит вам мотивировать удаленного ассистента на ежедневный измеримый прогресс. Контроль работы позволит решить задачу своевременно, а выявленные проблемы в ходе решения задачи помогут усовершенствовать проект.
Без предоставленного промежуточного отчета сложно сориентироваться в ходе решения задачи. Не всегда понятно, двигаетесь ли вы в правильном направлении, или применяемые процессы в корне не верны.
Если вы начали сотрудничество с новым удаленным специалистом, то в первый месяц постройте работу таким образом, чтоб ассистент знал, что от него требуется ежедневная отчетность, отвечающая на вопросы:
- что удалось выполнить сегодня;
- хватает ли данных для выполнения задачи;
- есть ли предложения по улучшению работы.
Как выглядит неправильный отчет:
- составлен в произвольной, выбранной самим ассистентом форме;
- из отчета непонятен объем выполненной работы;
- невозможно оценить качество проделанной работы;
- отчет составлен таким образом, что на его изучение тратится много времени;
- нецелесообразное деление одного отчета на несколько мелких.
За время существования компании удаленных специалистов Делегатор24, мы разработали налаженную систему предоставления отчетов, позволяя отследить в любое время в любой точке мира выполнение поставленной задачи. Учитывая потребности каждого клиента, мы предлагаем на ваш выбор несколько вариантов форм сотрудничества. Схема взаимодействия строится следующим образом:
- поступление задачи от клиента курирующему его сотруднику;
- внутренняя работа в бизнес-пространстве Планфикс;
- поиск ассистента, который по профессиональным характеристикам способен исполнить задачу на надлежащем уровне;
- предоставление клиенту промежуточного результата;
- финальный отчет и получение обратной связи от клиента;
- завершение выполнения задачи и оценка работы сотрудника.
Для постановки задач и коммуникаций с сотрудниками обычно мы используем:
- Viber, Whatsapp — создаются групповые или индивидуальные чаты для быстрого реагирования и решения актуальных вопросов.
- Skype — для руководителей, которым важно видеть личного ассистента и решать возникающие вопросы посредством онлайн-общения.
Ассистенты компании Делегатор24 помогут решить широкий спектр вопросов: от оперативного поиска необходимой информации до глубокого анализа бизнес-процессов.
Связь с клиентом в любое удобное для него время — девиз компании Делегатор24. Наши сотрудники работают во всех мессенджерах и знают, как должен выглядеть идеальный отчет, цель которого — экономия времени клиента.
